M222: Googleフォームに入力があった時に自動的に開始されるように設定する

 

Google Drive (Google Spreadsheet Form) とHTTP開始の仕組み［メッセージ開始イベント（HTTP）］を連携させる事で、Google Form に入力された内容が取り込まれたワークフロー案件が自動的に生成されるようになります。例えば、イベント参加受付と同時に "着金確認および御礼メール送信プロセス" を開始できるようになります。

1. フォーム開始との違いについて、概要を理解する

1. システム資産の活用

"既存の Google Form" を継続して使い続ける事ができます

2. 必要項目の差分吸収

データ受信（Google）とデータ処理（Questetra）を分割できます

• Google Form の Script 機能（Google Apps Script）で、データを Questetra 側に送信します
• 入力されたデータの内、必要なデータだけをワークフローに引き渡す事が可能です
• Google Form の性能（サービスレベル）でデータ受信できます

2. Google Form 用の HTTP 開始を設定する

1. データ受信項目

データ閲覧レベル（読み書き権限）を［編集可能（読み書き）］に設定します

• アクティベート（［リリース］）後に、起動URL（リクエストURL）やパラメータの "名前" 等を参照できるようになります

 BPMNアイコン：メッセージ開始イベント（HTTP）

3. データ送信設定を行う

1. Google Form の設定を行う

Google Form にデータ送信スクリプトを設定します （Google Apps Script 記述例）

function startWorkflow(e) {
  try{
    var longurl = "https://XXXXX.questetra.net/System/Event/MessageStart/XXXX/XX/start";
    var payload = "key=XXXXX";

    var itemResponses = e.response.getItemResponses();
    payload += '&q_name=' + encodeURIComponent(itemResponses[0].getResponse());
    payload += '&q_company=' + encodeURIComponent(itemResponses[1].getResponse());
    payload += '&q_email=' + encodeURIComponent(itemResponses[2].getResponse());
    payload += '&q_tel=' + encodeURIComponent(itemResponses[3].getResponse());
    payload += '&q_inquiryDetail=' + encodeURIComponent(itemResponses[4].getResponse());

    var params = {
      method: 'post',
      payload: payload
    };

    UrlFetchApp.fetch(longurl, params);

  } catch (ex) {
    MailApp.sendEmail("[e-mail]", "script error", ex.message);
  }
}

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X. チュートリアル

• Questetra BPM Suite の外からプロセスを開始する