案件データをダウンロードすることができますか？

Question.

案件データをダウンロードすることはできますか？

Answer.

はい、プロセス検索／タスク検索の結果をダウンロード（CSV形式など）する機能が提供されています。

対象業務（アプリ）を指定した場合、業務データ（案件データ）をダウンロード対象項目として指定することもできるので、

• 1月分のデータをまとめてエクスポートしたい
• 案件をまたいでデータを集計・分析したい

といった際にご活用いただけます。

業務データをダウンロードする手順

1. サイドメニュー [全プロセス] をクリックします
2. ［アプリ］にて、対象となる業務（アプリ）を選択します
3. 検索対象の案件を絞り込む場合、［フィルタ］にて条件を追加指定します
4. ［表示カラム］にて、ダウンロードしたいデータ項目を追加します
5. ［適応する］をクリックすると検索結果が一覧表示されます
6. ［ダウンロード］ をクリックし、ダウンロードするファイルのタイプを選択するとダウンロードが始まります

画面に表示されている一覧がダウンロード対象データとなりますので、件数が多い（複数ページにまたがっている）場合は、ページサイズ（最大1000件）やページ位置を変更して下さい。  

アプリを指定した場合にのみ［表示カラム］でデータ項目を追加できます。

よく使う検索条件を保存する方法

毎月、月の初めに「先月の注文」データを分析しているとします。
毎回、検索条件を指定しても構いませんが、検索条件を保存しておくと、サイドメニューからワンクリックで呼び出すことができるので非常に便利です。

［表示カラム］での設定内容も保存されるので、

　　保存された条件を呼び出し ⇒ ダウンロード

という2つのステップで分析に必要な業務データを取得することができます。

検索条件の保存は、検索実行後、［このリストに名前をつけて保存］から行って下さい。保存時に「他ユーザと [共有する]」(*)を選択すると、他のユーザも同じ検索条件を利用することができるよになります。サイドメニューの [その他] からは、利用可能な「保存されている検索リスト」の一覧を確認することができます。

(*)「他ユーザと [共有する]」オプションは、「アプリ管理権限」を持ったユーザが利用できます。

なお、検索条件リストからは対象データの「全件ダウンロード」が可能です。1000件を超える場合は、1000件ごとに分割された複数のファイルをダウンロードすることになりますが、「検索結果一覧」からページングしながらダウンロードを繰り返すよりは便利ですので、データ量が多い場合は試してみて下さい。

ダウンロードを自動化する方法

Questetra の API を利用すれば、案件データのダウンロードを自動化することも可能です。
Workflow API を利用して案件データをダウンロードする方法については、次の記事を参照してください。

Workflow API を用いてプロセスやタスク一覧をダウンロードする