入力ミス時など、後からデータを修正できますか？

Question.

入力ミス時など、後からデータを修正できますか？

Answer.

原則、修正できません。修正できるのは以下の通りになります。

◆ 「差し戻し」できるワークフロー（一般利用者）

一般利用者の場合、データの修正や変更を考慮して「差し戻し」できるようにワークフローが設計されていれば、一旦処理を戻してもらい、修正できます。ただし、工程処理が完了し、次の担当者に処理が渡った場合、データを修正することはできません。

「入力不備への対応」や「後のデータ活用のためのデータ整形」など、目的とその発生頻度(見込み)によっては、ワークフロー処理のひとつとして、あらかじめ「データ修正」を行うための工程を定義しておくのが望ましいです。

実際にワークフローを運用して、準備したタスクを処理することがほとんどないのであれば削除すれば良いですし、後からデータ修正のためのタスクを配備することも可能です。Questetra では、運用中のワークフローを停止することなく、業務プロセスの設計を変更することが可能です。

◆ [データ編集] 機能（権限を持った利用者）

対象のワークフロー（アプリ）に対して、次の権限を保有しているユーザは、[データ編集] 機能を利用して、データを修正することができます。

• コントロール権限
• データ閲覧権限

「未終了」のプロセスのプロセス詳細画面で［管理者モード］にチェックを入れ、[データ編集] ボタンからデータの修正を行って下さい。但し、終了したプロセスのデータを編集することはできませんので注意下さいね。なお、[データ編集] は、タスク処理などと同じように、[システム設定] > [プロセスログ] に記録されます。

[データ編集] 機能は、入力ミスや記録ミスの修正、変更点を反映する場合など、非常に便利な機能ではありますが、一方で、「改ざんや詐称」ができてしまう危険性も持ち合わせております。コンプライアンスの観点からも、終了したプロセス(業務)では [データ編集] が出来ないような仕様となっておりますので、記録されたデータを変更することはできません。

また、証跡という観点からは、[データ編集] により修正するのではなく、プロセスを「やり直す」(再エントリ／元プロセス削除) ほうが望ましい場合もあります。

◆ 終了したプロセスにデータを残したい！

• プロセス終了後に、入力データのミスに気づき修正したい
• 後に明確になった追記事項を記録しておきたい

など、プロセス終了後にもデータを変更したいという声があるのも事実ですが、[データ編集] については安易に仕様を変更することはできません。

かといって、何も記録しないのも、せっかくの情報を捨ててしまうようでもったいないですね。 こんな時は、「オープンチャット（社内SNS機能）にて、コメントを残す」ように運用するのはいかがでしょうか。

終了したプロセスについて、業務データ（データ項目）を編集することはできませんが、プロセス詳細画面から「オープンチャット」にコメントを追記することは可能です。データの閲覧範囲など注意すべきことはありますが、プロセス終了後に記録すべき情報等について、「オープンチャット」へのコメントを利用すれば、プロセスと紐付けて記録することが可能です。