M229: 業務ファイルがGoogleドライブにも自動保存されるように設定する

 

Drive自動保存［サービスタスク（Googleドライブ：ファイルアップロード）］をフロー図の途中に配置すれば、案件の到達と同時にファイル型の業務データが Google ドライブに自動保存されるようになります。例えば、"上司承認が済んだ請求書PDF" を自動的に Google ドライブに転送する事ができます。

1. Drive 自動保存の活用シーンについて、概要を理解する

a. 内部記録

上流で生成されたPDFをバックアップする （例： "立替金内訳書"、"請求書"）

b. 一元管理

ローカル保存せずドライブファイルを直接メールする （例："企画書"、"提案書"）

c. データ選定

上流工程で選定された画像のみドライブに格納する （例："Web素材画像"）

2. Drive 自動保存を設定する

1. 保存先フォルダ設定

フォルダIDにて設定します

2. ファイルオーナー設定

自動保存されるファイルのオーナー（G Suite ユーザ）を指定します
（※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました）

3. 保存ファイル情報の格納設定

ファイルID/表示URL/ダウンロードURLの格納先データ項目を指定します（任意）

4. エラーログ格納設定

通信エラーログ格納先のデータ項目を指定します（任意）

• フォルダIDは、次のGoogleドライブフォルダのURLの {id} の部分の文字列です
  • https://drive.google.com/drive/u/0/folders/{id}
• 保存先フォルダの設定が空の場合は "マイドライブ" の直下に保存されます
• オーナーは、Google ドライブとの連携設定（［アカウント設定］>［Google 連携］）が有効になっている必要がありま
• エラー発生時には、［コントロール権限］を持つユーザにエラー内容が通知されます

R2290: EL式による動的な値の挿入
R3081: 他の情報ソースからのプライバシー収集
R3082: お客様同意がある場合のプライバシー共有
BPMNアイコン：サービスタスク（Google ドライブ: ファイルアップロード）

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Z. 追加情報：ファイル保存先となるフォルダを自動作成する

サービスタスク（Googleドライブ：フォルダ作成）を配置することで、ファイルの保存先となるフォルダを自動作成することができます。

1. 作成するフォルダの親フォルダを指定

親フォルダのフォルダIDにて設定します

2. フォルダオーナー設定

自動保存されるフォルダのオーナー（G Suite ユーザ）を指定します

3. フォルダ名称の設定

作成するフォルダの名称を設定します

4. 作成フォルダ情報の格納設定

フォルダID/表示URLの格納先データ項目を指定します（任意）

BPMNアイコン：サービスタスク（Google ドライブ:フォルダ作成）

• 親フォルダの設定が空の場合は "マイドライブ" の直下に作成されます
• オーナーは、Google ドライブとの連携設定（［アカウント設定］>［Google 連携］）が有効になっている必要があります
• エラー発生時には、［コントロール権限］を持つユーザにエラー内容が通知されます

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X. ブログ記事

• 2019-01-23：　ワークフローから Google ドライブを活用する ～社外の人へファイルを送信する～