M229: 業務ファイルがGoogleドライブにも自動保存されるように設定する

Drive自動保存［サービスタスク（Googleドライブ）］をフロー図の途中に配置すれば、案件の到達と同時にファイル型の業務データが Google ドライブに自動保存されるようになります。例えば、"上司承認が済んだ請求書PDF" を自動的に Google ドライブに転送する事ができます。

「使い方2 : 業務プロセスを定義する編 30ページ」PDF 7.2MB

1. Drive 自動保存の活用シーンについて、概要を理解する

a. 内部記録

上流で生成されたPDFをバックアップする （例： "立替金内訳書"、"請求書"）

b. 一元管理

ローカル保存せずドライブファイルを直接メールする （例："企画書"、"提案書"）

c. データ選定

上流工程で選定された画像のみドライブに格納する （例："Web素材画像"）

2. Drive 自動保存を設定する

1. 保存先フォルダ設定

フォルダID方式またはフォルダパス方式にて設定します （例：”秀逸提案”、 “請求/#{data[’10’]} ” ）

2. ファイルオーナー設定

自動保存されるファイルのオーナー（G Suite ユーザ）を指定します

3. 保存ファイル情報の格納設定

ファイルID/表示URL/ダウンロードURLの格納先データ項目を指定します（任意）

4. エラーログ格納設定

通信エラーログ格納先のデータ項目を指定します（任意）

• Questetra リクエストにより作成されたフォルダである必要があります（パス方式の場合）
• フォルダパス方式ではEL式による設定も可能です （R2290）
• サブフォルダを指定したい場合には "/"（スラッシュ）で表現します
• 保存先フォルダ名の設定が空の場合は "マイドライブ" の直下に保存されます
• 別の方法で作成されたフォルダはパス指定できません　（名称競合の場合、同名の別フォルダを生成します）
• 別の方法で作成されたフォルダはフォルダIDで指定してください ( https://drive.google.com/drive/folders/1B2P-A5cQe_0gaDQ1UXpaajdXbjQ )
• 保存先フォルダが Questetra により生成された後、その共有設定を変更する事は可能です
• オーナーは "G Suite への OAuthエクスポート" を許可している必要があります
• エラー発生時には、［コントロール権限］を持つユーザにエラー内容が通知されます

R2290: EL式による動的な値の挿入
R3081: 他の情報ソースからのプライバシー収集
R3082: お客様同意がある場合のプライバシー共有

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X. ワークフローサンプル

• 2017-12-04 (受注FAX処理フロー): 第564話：受信ファックスを無制限クラウドへ
• 2016-10-24 (ファイル承認フロー): 第506話：社外パートナとも安全なファイル共有！
• 2013-06-17：　請求書ファイルを Google Drive に自動バックアップ　（請求書発行フロー）
• 2013-07-16：　Google Drive に自動保存 !!　（提案書レビュー）
• 2013-06-24：　FAX のペーパレス化 !?!　（オンラインFAX回覧フロー）

X. ブログ記事

• 2015-12-03：　クラウド型ワークフローとクラウドストレージの連携方法（Dropbox編）