上流工程に差し戻すための矢印経路を接続する機会は少なくありません。しかし "差し戻されたケース" と "未着手のケース" が混在すると［マイタスク］や［ヒートマップ］における視認性が下がる可能性があります。ケースの流量が多く、また差し戻しの発生頻度も高いような工程では、"再入力用の工程" を分離することを検討します。
1. 手戻りパターンについて、概要を理解する
- a. 計画されていない手戻り
申請業務において不備がある場合、決裁権限外のタスクがきた場合、など
- b. 計画された手戻り
企画業務においてフィードバックを受けて徐々に完成度を高める場合、など
2. 差し戻しが多く発生する工程を整理する
- a. 入力項目が多い工程
立替金の申請、休暇の申請、稟議書の申請、など
- b. レビュー要素が高い工程
見積書案の作成、取引先から受領した契約書案の登録、など
3. 再入力工程を追加する
- 1. 同じスイムレーン上に配置する
差し戻しに対応するための専用工程を追加します
- 2. 矢印経路を接続する
差し戻すための経路を追加し "差戻" といった経路名称を付けます
- 単一選択分岐（XOR ゲートウェイ）でも同様の業務の流れを実現できます
- 多くの場合、データ閲覧レベル（読み書き権限）は、初回の "入力工程" と同じ設定になります
- 差し戻しの発生をいち早く検知させるために［メッセージ送信中間イベント（メール）］の配置も検討します
4. 手戻りの発生を減らす工夫を考える
- 1. 発生件数を計測する
再入力工程に到達したケース数や、再入力の延べ回数等を集計します
- 2. 発生原因を調査する
手戻り件数が多い工程について、その原因を分類します
- 3. カイゼンを行う
データ入力画面における "入力ヒント" や "業務マニュアル" を改良します
X. ブログ記事
- 2019-06-19: こんなワークフローはイヤだ「差し戻しできない」